Preguntas y respuestas frecuentes
¿Qué es la ley antitrámites?
Esta Ley es una iniciativa gubernamental que se expidió para reducir buena parte de los trámites y procedimientos que las personas jurídicas y naturales deben hacer ante diferentes entidades del Estado.
¿Para qué sirve?
La Ley se fundamenta en los principios rectores de la política Antitrámites consignada en el Documento Conpes 3292 de 2004, el de la racionalización, la estandarización y automatización de trámites, con un fin el de evitar exigencias injustificadas a los Colombianos, así como ahorros en costos, tiempo y propender por la utilización de las herramientas tecnonologicas.
¿Qué prohíbe?
Prohíbe la exigencia de requisitos adicionales para el ejercicio de derechos o actividades que hayan sido reglamentadas de manera general por la Ley.
¿Se necesitaba esta Ley?
Sí. Muchos de los trámites que los Colombianos realizaban en las diferentes entidades del Estado requerían de una gran inversión de tiempo y dinero, lo cual en muchos de los casos se convertía en un obstáculo para llegar a la finalidad de la diligencia. Igualmente obliga a las entidades a realizar alianzas con el objeto de facilitar la información que cada una posee con el fin de agilizar los trámites y procedimientos que tengan conjuntamente.
La expedición de esta Ley atiende la necesidad que tienen los ciudadanos de contar con un Estado más eficaz y transparente en la gestión pública. De esta forma surge el por qué de la racionalización y simplificación de trámites ante las entidades de la Administración Pública. Igualmente atendiendo al principio de colaboración las entidades están obligadas realizar alianzas con el objeto de que las entidades intercambien información y no trasladar al usuario esta carga.
Mejorar la Calidad de vida del ciudadano en sus relaciones con la Administración Pública ( Menos filas, mayor agilidad, mejor atención, menos costos, mayor efectividad y menos trámites).
Eficiencia de la Administración Pública ( Mayor agilidad en los procedimientos y mayor coordinación interinstitucional).
¿Es necesario autenticar la firma en un documento que debe obrar en tramites ante las autoridades publicas?
No, las firmas de particulares impuestas en documentos privados que deban tramitarse ante una entidad publica no requerirán autenticación, ya que se presumirá que estas firmas son auténticas gracias a la afirmación que haga el particular bajo gravedad de juramento y en virtud del principio de la buena fe.
¿En que casos es necesario la autenticación de firmas?
En los documentos que implican transacción, desistimiento y en general disposición de derechos, así como los tramites relacionados con el sistema de seguridad social integral y los del magisterio.
¿Si se comete un error en la declaración de renta, se podrá corregir?
Los errores e inconsistencias en las declaraciones de renta y los recibos de pago, podrán ser corregidos sin que sea necesario pagar multas. Esta iniciativa pretende que prevalezca la verdad real sobre la formal, generada por error, siempre y cuando la inconsistencia no afecte el valor a declarar.
Así las cosas, las personas pueden corregir errores en el NIT y errores aritméticos. La declaración, así corregida, reemplaza para todos los efectos legales la presentada por el contribuyente
¿Desaparecen las declaraciones extrajuicio?
La Ley establece que en todas las actuaciones o trámites administrativos se suprimen como requisito las declaraciones ante juez o autoridad de cualquier índole, con base en el principio de buena fe. Ahora solo basta con la afirmación que hagan las personas interesadas ante la entidad, bajo juramento.
¿En qué casos se tiene que hacer esta diligencia?
Se debe hacer declaración extrajuicio en los casos en que la administración pública actúe como entidad de previsión o seguridad social, o como responsable en el pago de pensiones o para los casos relacionados con protección social que establezca el Gobierno Nacional.
¿Esta Ley sirve a las personas que se encuentran en situación de desplazamiento?
SI.
¿En qué?
La presente Ley simplifica el trámite de inscripción en el Programa de Beneficios para Desplazados. Las personas que se encuentren en situación de desplazamiento, podrán declarar los hechos ante cualquiera de las siguientes entidades: la Procuraduría, la Defensoría del Pueblo, o ante las Personerías Municipales o Distritales, en el formato único diseñado por la Red de Solidaridad Social, a fin de acceder a los beneficios que se otorgan para este tipo de población.
¿Estas personas tienen que llevar algún documento a la Red de Solidaridad?
No.
¿Entonces quién hace los trámites?
Las entidades que reciban los hechos declarados están en la obligación de remitir la copia a más tardar el día hábil siguiente a la Red de Solidaridad o a la oficina que esta designe a nivel departamental, distrital o municipal, para el efecto.
Cuando se establezca que los hechos declarados no son ciertos, la persona perderá todos los beneficios, sin perjuicio de sanciones penales.
¿Qué es el Nuip?
Con la entrada en vigencia de esta nueva Ley se crea el Número Único de Identificación Personal (Nuip).
¿Para qué sirve?
Este número, que será asignado a los colombianos por la Registraduría Nacional en el momento de la inscripción del registro civil, servirá para identificar a las personas desde su nacimiento hasta su muerte.
Será el mismo en el registro civil, la tarjeta de identidad, la cédula de ciudadanía, la libreta militar (en el caso de los hombres), la licencia de conducción y carné de seguridad social.
El Nuip se utilizará para todos los hechos y actos que afecten el estado civil de las personas, y a todos los documentos que sean expedidos por las autoridades públicas.
¿Una persona que ya tiene cédula tiene que sacar el Nuip?
No. Para las personas mayores de edad al momento de expedirse la presente Ley, se entenderá que el Nuip es el número de la cédula de ciudadanía.
¿Qué es?
Es un instrumento que se creó con el fin de minimizar la cantidad de formularios que las entidades territoriales deben diligenciar a pedido de las entidades del orden nacional.
¿Quién será el encargado de su coordinación?
El Ministerio del Interior y de Justicia se encargo de la coordinación entre todas las entidades para la creación de un formato especial.
Durante el año 2006 el formato se encuentra en una prueba piloto, para mejorar su contenido. Las entidades estarán en la obligación de aplicar el formato definitivo que acuerde con el Ministerio.
¿Todos los formularios oficiales serán gratuitos?
No, el Gobierno Nacional reglamentará el desmonte progresivo de los cobros por formularios oficiales, con excepción de los relacionados con el proceso de contratación estatal y el acceso a la educación pública.
¿Como se obtienen los formularios?
Todas las entidades del Estado deberán habilitar los mecanismos necesarios para disponer, de manera oportuna y gratuita, el formato definido para cumplir con las obligaciones, utilizando para el efecto formas impresas, magnéticas o electrónicas.
¿Quién debe realizar el trámite de homologación de estudios en el exterior?
En adelante, la homologación de los estudios cursados en el exterior será realizada directamente por la institución de educación superior en la que el interesado desee continuar sus estudios.
Esta homologación se puede realizar siempre y cuando existan los convenios requeridos. La convalidación de los títulos será tarea del Ministerio de Educación.
¿Cómo se agilizarán los trámites de comercio exterior?
De dos formas especialmente: mediante la racionalización de las autorizaciones y vistos buenos para importaciones y exportaciones y a través de la denominada ventanilla y formulario único.
¿En qué consiste la racionalización de las autorizaciones y vistos buenos?
El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, coordinó con las entidades correspondientes la información con respecto a visitos buenos y autorizaciones que tienen las importaciones y exportaciones con el fin de que no se exija lo mismo por parte de varias entidades.
De esta forma se busca racionalizar y hacer más viable el proceso tanto de exportación como de importación, sin perjuicio de las facultades que para ello tienen las autoridades.
Todo acto de creación de vistos buenos o autorizaciones para importaciones o exportaciones deberá informarse al Ministerio de Comercio, al momento de su expedición.
¿En qué consiste la ventanilla y el formulario único?
El Gobierno estableció un esquema de ventanilla y formulario único que reúne las exigencias y requisitos de las entidades que realizan las operaciones de comercio exterior, con el fin de que la respuesta al usuario provenga de una sola entidad.
Ya no es necesario realizar varios trámites ante diferentes entidades ,sino un formulario en una ventanilla, con lo cual se entenderán surtidos los trámites ante las demás entidades.
¿Qué procedimientos de revisión tendrá la mercancía que ingrese o salga del país?
Para la revisión e inspección física y manejo de carga en puertos, aeropuertos y zonas fronterizas, de la mercancía que entre o salga del país la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) junto con las entidades que deban intervenir en dicha inspección y certificación, deberán tener los mecanismos necesarios para que se realice una única diligencia cuya duración no podrá exceder de un día y cuyo costo será único.
¿Dónde y cómo se paga la inmovilización de vehículos?
Para el caso especifico de inmovilización de vehículos, las autoridades de tránsito establecerán un sistema de información central, preferiblemente de acceso telefónico, que permita a los interesados, conocer el lugar donde éste se encuentra inmovilizado.
¿Se deben pagar por aparte multas y parqueos?
Los pagos por concepto de grúas, multas y parqueos, serán cancelados en una sola diligencia, en las entidades financieras con las que las autoridades realicen convenios. No se podrá disponer de una sola sucursal.
Solo se podrá computar el tiempo efectivo entre la imposición de la multa y la cancelación de la misma.
¿ Existe un sistema de información que permita conocer el lugar donde se encuentra inmovilizado un vehículo?
Las autoridades de transito establecerán un sistema de información central de acceso telefónico que les permita a los interesados conocer de manera inmediata el lugar donde se encuentra inmovilizado el vehículo.
¿El divorcio se puede hacer ante notario?
Si. Cuando exista acuerdo entre los cónyuges, el divorcio se puede hacer ante notario, por intermedio de abogado, mediante escritura pública. Este trámite únicamente se podía hacer ante un juez de familia, ahora se puede realizar en una notaria, lo cual agiliza y descongestiona procedimientos, ahorrando tiempo y costos a los interesados
¿Qué pasa si el matrimonio es católico?
La Ley dice que los casados mediante vínculo religioso podrán efectuar la cesación de los efectos civiles ante la notaría, produciendo los mismos efectos que el divorcio decretado judicialmente.
¿Me puedo volver a casar si mi matrimonio es católico?
Sí, esta ley permite que las personas se vuelvan a casar, pero por lo civil, es por esto que deberán primero tramitar la separación ante la correspondiente Iglesia.
¿ Debo utilizar el mismo procedimiento si en el matrimonio existen hijos?
Si, pero en el trámite del mismo cuando en el matrimonio que se divorcia existan hijos, deberá intervenir de manera obligatoria el será juez Defensor de Familia.
¿ Se puede solicitar ante los notarios la disolución y liquidación de la sociedad patrimonial en una unión marital de hecho?
Si, conforme a esta ley los notarios podrán reconocer la existencia, disolución y liquidación de la unión marital de hecho de acuerdo a las normas que la rigen.
¿Qué deben hacer los padres para llevar sus hijos al exterior?
Esta nueva Ley establece que si el menor está acompañado de sus dos padres no se requerirá de documento distinto al pasaporte, ningún permiso especial, salvo el certificado del registro civil de nacimiento en el caso de que los nombres de sus padres no estuvieren incluidos en el pasaporte.
¿ Se puede delegar una persona para la notificación de un Acto administrativo?
Sí, cualquier persona natural o jurídica que requiera notificarse de un acto administrativo, podrá delegar a cualquier persona para el acto de notificación, mediante un poder el cual no requerirá presentación personal
¿ Se exceptúa en algún caso lo dispuesto anteriormente?
En caso de que quiera interponerse algún recurso frente al acto administrativo, ello deberá efectuarse con presentación personal. La persona apoderada no tiene la facultad para ello.
Adicionalmente, se exceptúa la posibilidad de otorgar poder para notificarse de actos tales como el reconocimiento de un derecho con cargo a recursos públicos, de naturaleza pùblica o de seguridad social.
¿Se puede seguir exigiendo la presentación personal mensualmente?
La Ley establece que ninguna autoridad podrá exigir presentaciones personales para probar supervivencia cuando no hayan transcurrido más de un año contado a partir de la última presentación de supervivencia.
La excepción consiste en que cuando se trate, de trámites a adelantarse, ante entidades que hagan parte del Sistema de Seguridad Social Integral, el término de las mismas será de 3 meses.
¿El registro civil tiene caducidad?
No, las copias del registro civil tendrán plena validez para todos los efectos sin importar su fecha de expedición, excepto para el tramite de pensiones, afiliación a la seguridad social en salud, riesgos profesionales y para la celebración del matrimonio.
¿Los habitantes de regiones apartadas dónde pueden sacar el registro?
Esta nueva herramienta establece que los registros civiles podrán -desde ahora- ser expedidos por alcaldes, gobernadores o notarios en los lugares donde no haya sedes de la registraduría.
Esto evita que las personas que viven en zonas selváticas y rurales, tengan que dedicar horas y hasta días enteros en recorridos para ir a tramitar registros civiles. Al tiempo que ahorrarán el dinero del desplazamiento
¿Las autoridades pueden retener documentos de identidad?
No, ninguna autoridad podrá retener la cédula de ciudadanía, la cédula de extranjería, el pasaporte, la licencia de conducción, el pasado judicial, la libreta militar o cualquier otro documento
¿Y si los documentos son exigidos para el ingreso a una entidad?
Según la Ley, queda totalmente prohibido retener estos documentos para el ingreso a dependencias públicas o privadas, si se exige la identificación basta con exhibir el correspondiente documento.
¿Es verdad que ya no se pueden exigir sellos?
Si, en la mayoría de los casos la Ley prohíbe el uso de sellos en las diferentes actuaciones de la Administración Pública, intervengan o no los particulares.
¿En que casos se pueden exigir?
En el caso de los productos que requieran registro sanitario, cuando las normas lo exijan como obligatorio, también continua vigentes los sellos que son establecidos con base en los tratados internacionales de naturaleza comercial suscritos por Colombia.
